Déléguer efficacement est l’une des clés pour se sortir de l’équation opérationnelle de sa PME. Mais que signifie déléguer ? Pourquoi certains managers s’encombrent de tâches qu’ils n’ont pas à exécuter eux-mêmes ? Pourquoi d’autres abandonnent-ils la responsabilité de leur charge sur leurs collaborateurs ? Ce sont des questions que vous vous posez sûrement.
Maintenant, je vais vous en poser à mon tour. 🤗
Vous vous sentez stressé et surchargé ? Ou vous avez l’impression que votre carrière est au point mort ? Si tel est le cas, vous devrez peut-être perfectionner vos compétences en matière de délégation !
Si vous travaillez seul, il n’y a qu’une quantité limitée que vous pouvez faire, même si vous travaillez dur. Après tout, vous ne pouvez travailler qu’un certain nombre d’heures par jour et il n’y a qu’un nombre limité de personnes que vous pouvez aider. Et, parce que le nombre de personnes que vous pouvez aider est limité, votre succès est limité.
Cependant, plus vous êtes performant dans votre travail, plus les gens attendent de vous. Cela peut entraîner une pression excessive et une surcharge de travail : vous ne pouvez pas faire tout ce que tout le monde veut. Et cela peut vous rendre stressé, malheureux et vous donner l’impression de laisser tomber les gens.
Du côté positif, toutefois, vous avez une formidable opportunité si vous pouvez trouver un moyen de contourner cette limitation. Si vous pouvez réaliser cette opportunité, vous pouvez vraiment réussir !
L’un des moyens les plus courants de surmonter cette limitation est d’apprendre à déléguer votre travail à d’autres. Les bons délégants sont capables de constituer des équipes solides et performantes qui sont plus que capables de répondre aux exigences d’une lourde charge de travail. C’est pourquoi la délégation est une compétence si importante à apprendre !
Le piège du management par abandon
Attention toutefois, à ne pas tomber dans le piège du management par abandon (concept que j’ai découvert dans le livre The E-Myth Revisited de Michael E. Gerber).
Le management par abandon consiste à recruter quelqu’un d’extrêmement compétent à qui le manager confie TOUT. Cette personne compétente organise alors le travail comme elle veut, sans rendre aucun compte au manager. Tant que le travail est fait, tout va bien.
Le manager que vous êtes devient alors complètement dépendant de la présence de la recrue hautement qualifiée. Ce qui menace fortement votre activité, sachant que si cette recrue s’en va, vous ne saurez plus où donner de la tête.
Il faut éviter cela à tout prix : avoir votre propre “Ruth” dans votre système de gestion.
Déléguer efficacement : pourquoi les gens ne délèguent pas
Il existe de nombreuses raisons possibles pour lesquelles les gens peuvent avoir peur de confier des tâches ou des responsabilités :
Ils ont peur de décharger leur travail sur les autres
Ce n’est pas parce que quelque chose est normalement le travail d’un manager que cela ne peut pas être fait par d’autres (à moins qu’il ne s’agisse d’une exigence de rôle spécifique ou qu’elle ne dépende d’un niveau d’autorité particulier). Ce qui est important, c’est que le travail soit fait, pas qui le fait.
Si les membres de l’équipe semblent trop occupés, il vaut la peine de vérifier ce qui les occupe. Il se peut qu’ils travaillent sur des tâches peu prioritaires, auquel cas leur charge de travail pourrait être réorganisée pour effectuer la tâche déléguée en premier.
La délégation n’essaie pas de faire plus de travail pour votre équipe, mais de le distribuer plus efficacement afin que les tâches soient réparties en fonction des compétences et des charges de travail. Si les membres de l’équipe comprennent cela, ils seront heureux de contribuer à l’effort d’équipe.
Ils se sentent menacés
Il est important que ceux qui délèguent comprennent qu’ils ne confieront pas tout leur travail aux autres, mais seulement certaines tâches. Et c’est à eux de décider lesquelles ils remettent. Même s’il délègue plusieurs tâches, le travail d’un manager ne deviendra pas superflu. Il jouera toujours un rôle important dans le soutien et l’orientation de l’équipe et restera toujours responsables en dernier ressort du travail.
Et pourquoi s’inquiéter que quelqu’un d’autre fasse une tâche mieux que vous ? S’il peut bien le faire, raison de plus pour le lui donner ! L’objectif est de rendre votre équipe plus efficiente et efficace – et de donner aux autres la possibilité d’utiliser leurs compétences et de se développer.
Ils ne veulent pas perdre le contrôle
Lorsque le travail est confié à d’autres, il leur faudra du temps pour apprendre à le faire aussi bien que leur prédécesseur. Au départ, les choses prendront plus de temps et la qualité pourra être réduite. Cependant, avec suffisamment d’assistance et de conseils, ces obstacles seront rapidement surmontés.
Ils pensent que ce serait plus rapide de le faire eux-mêmes
Tout le monde prend le temps d’apprendre quelque chose de nouveau. Plus ils seront soutenus au départ, plus vite ils pourront faire le travail eux-mêmes. Ceux qui délèguent du travail doivent s’assurer de donner des instructions claires et de fournir de nombreux conseils, éloges, feedbacks et assurances tout au long du processus pour renforcer la confiance.
Déléguer efficacement : quand déléguer ?
La délégation est gagnant-gagnant lorsqu’elle est effectuée de manière appropriée. Cependant, cela ne signifie pas que vous pouvez déléguer n’importe quoi. Pour déterminer quand la délégation est la plus appropriée, vous devez vous poser cinq questions clés :
- Y a-t-il quelqu’un d’autre qui possède (ou peut recevoir) les informations ou l’expertise nécessaires pour accomplir la tâche ? S’agit-il essentiellement d’une tâche que quelqu’un d’autre peut faire ou est-il essentiel que vous la fassiez vous-même ?
- La tâche offre-t-elle l’occasion de grandir et de développer les compétences d’une autre personne ?
- Est-ce une tâche qui se reproduira, sous une forme similaire, à l’avenir ?
- Avez-vous suffisamment de temps pour déléguer efficacement le travail ? Du temps doit être disponible pour une formation adéquate, pour les questions et réponses, pour les occasions de vérifier les progrès et pour retravailler si nécessaire.
- Est-ce une tâche que je devrais déléguer ? Les tâches essentielles au succès à long terme (par exemple, recruter les bonnes personnes pour votre équipe) nécessitent véritablement votre attention.
Si vous pouvez répondre « oui » à au moins certaines des questions ci-dessus, cela pourrait bien valoir la peine de déléguer ce travail. Cela étant dit, la présence de toutes ces conditions ne garantit pas non plus que la tâche déléguée sera réalisée avec succès. Vous devez également considérer à qui vous allez déléguer la tâche et comment vous allez le faire.
Conseil
D’autres facteurs qui contribuent à la délégabilité d’une tâche incluent :
- Les échéanciers/échéances du projet.
Combien de temps reste-t-il pour faire le travail ?
A-t-on le temps de refaire le travail s’il n’a pas été fait correctement la première fois ?
Quelles sont les conséquences de ne pas terminer le travail à temps? - Vos attentes ou objectifs pour le projet ou la ou les tâches, y compris :
Dans quelle mesure est-il important que les résultats soient de la meilleure qualité possible ?Un résultat « adéquat » est-il suffisant ?
Une panne serait-elle critique ?
Dans quelle mesure l’échec aurait-il un impact sur d’autres choses ?
Déléguer efficacement : à qui et comment déléguer ?
Après avoir décidé de déléguer une tâche, il y a d’autres facteurs à considérer également.
À qui déléguer ?
Les facteurs à considérer ici incluent :
- L’expérience, les connaissances et les compétences de l’individu telles qu’elles s’appliquent à la tâche déléguée.
Quelles connaissances, compétences et attitudes la personne possède-t-elle déjà ?
Avez-vous le temps et les ressources nécessaires pour fournir la formation nécessaire ? - Le style de travail préféré de l’individu.
Dans quelle mesure la personne est-elle indépendante ?
Qu’attend-t-elle de son travail ?
Quels sont leurs objectifs et intérêts à long terme, et comment s’alignent-ils sur le travail proposé ? - La charge de travail actuelle de cette personne.
La personne a-t-elle le temps d’accepter plus de travail ?
La délégation de cette tâche nécessitera-t-elle un remaniement d’autres responsabilités et charges de travail ?
Comment devez-vous déléguer ?
Utilisez les principes suivants pour déléguer avec succès :
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Formulez clairement le résultat souhaité.
Commencez par la fin en tête et précisez les résultats souhaités.
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Identifier clairement les contraintes et les limites.
Où sont les lignes d’autorité, de responsabilité et de reddition de comptes ? La personne doit-elle :
Attendre qu’on lui dise quoi faire ?
Demander quoi faire?
Recommander ce qui devrait être fait, puis agir ?
Agir, puis rapporter les résultats immédiatement ?
Initier une action, puis faire un rapport périodiquement ? -
Dans la mesure du possible, incluez des personnes dans le processus de délégation.
Donnez-leur les moyens de décider quelles tâches doivent leur être déléguées et quand.
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Faites correspondre la quantité de responsabilité avec la quantité d’autorité.
Comprenez que vous pouvez déléguer certaines responsabilités, mais vous ne pouvez pas déléguer la responsabilité ultime. La responsabilité s’arrête à vous !
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Déléguez au niveau organisationnel le plus bas possible.
Les personnes les plus proches du travail sont les mieux adaptées à la tâche, car elles ont la connaissance la plus intime du travail quotidien. Cela augmente également l’efficacité du lieu de travail et contribue au développement des personnes.
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Fournir un soutien adéquat et être disponible pour répondre aux questions.
Assurer le succès du projet grâce à une communication et un suivi continus ainsi qu’à la fourniture de ressources et de crédits.
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Concentrez-vous sur les résultats.
Préoccupez-vous de ce qui est accompli, plutôt que de détailler comment le travail doit être fait : votre chemin n’est pas forcément le seul ni même le meilleur ! Permettez à la personne de contrôler ses propres méthodes et processus. Cela facilite le succès et la confiance.
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Évitez la « délégation vers le haut ».
S’il y a un problème, ne laissez pas la personne vous refiler la responsabilité de la tâche. Au lieu de cela, demandez des solutions recommandées et ne vous contentez pas de fournir une réponse.
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Développer la motivation et l’engagement.
Discutez de l’impact du succès sur les récompenses financières, les opportunités futures, la reconnaissance informelle et d’autres conséquences souhaitables. Offrir une reconnaissance là où elle est méritée.
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Établir et maintenir le contrôle.
Discutez des échéanciers et des délais.
Convenez d’un calendrier de points de contrôle au cours desquels vous examinerez l’avancement du projet.
Faites les ajustements nécessaires.
Prenez le temps d’examiner tous les travaux soumis.
En examinant attentivement ces points clés avant et pendant le processus de délégation, vous constaterez que vous déléguez avec plus de succès.
Déléguer efficacement : garder le contrôle
Maintenant, une fois que vous avez suivi les étapes ci-dessus, assurez-vous d’informer correctement le membre de votre équipe. Prenez le temps d’expliquer pourquoi il a été choisi pour le poste, ce que l’on attend de lui pendant le projet, les objectifs que vous avez pour le projet, tous les délais et échéances, et les ressources dans lesquelles il peut puiser. Et convenez d’un calendrier pour vérifier les mises à jour de progression.
Enfin, assurez-vous que le membre de l’équipe sait que vous voulez savoir si des problèmes surviennent et que vous êtes disponible pour toute question ou conseil nécessaire au fur et à mesure de l’avancement des travaux.
En tant que manager, il est important de ne pas microgérer. Cependant, cela ne signifie pas que vous devez renoncer complètement au contrôle. En déléguant efficacement, vous devez trouver un juste équilibre entre donner suffisamment d’espace pour que les gens utilisent leurs capacités au mieux, tout en surveillant et en soutenant suffisamment étroitement pour vous assurer que le travail est fait correctement et efficacement.
L’importance de l’acceptation totale
Lorsque le travail délégué vous est rendu, prévoyez suffisamment de temps pour l’examiner en profondeur. Si possible, n’acceptez que des travaux complets de bonne qualité. Si vous acceptez un travail dont vous n’êtes pas satisfait, le membre de votre équipe n’apprendra pas à faire le travail correctement.
Pour ne rien arranger, vous acceptez alors une toute nouvelle tranche de travail qu’il vous faudra probablement réaliser vous-même. Non seulement cela vous surcharge, mais cela signifie que vous n’avez pas le temps de faire votre propre travail correctement.
Bien sûr, quand un bon travail vous est rendu, assurez-vous à la fois de reconnaître et de récompenser l’effort . En tant que leader, vous devez féliciter les membres de votre équipe chaque fois que vous êtes impressionné par ce qu’ils ont fait. Cet effort de votre part contribuera grandement à renforcer la confiance en soi et l’efficacité des membres de l’équipe, qui seront toutes deux améliorées lors de la prochaine tâche déléguée. Par conséquent, vous gagnez tous les deux.
Points clés sur déléguer efficacement
À première vue, la délégation peut sembler plus compliquée qu’elle n’en vaut la peine. Cependant, en déléguant efficacement, vous pouvez étendre la production et les compétences de votre équipe.
Lorsque vous organisez la charge de travail de manière à travailler sur les tâches qui ont la plus haute priorité pour vous, et que d’autres personnes travaillent sur des missions significatives et stimulantes, vous avez la recette du succès.
Pour déléguer efficacement, choisissez les bonnes tâches à déléguer, identifiez les meilleures personnes pour le poste et soutenez-les tout au long du processus.
Ressource complémentaire
- Hidden Value: How Great Companies Achieve Extraordinary Results with Ordinary People
- Developing the Leaders Around You
- The Art of Being Unreasonable
- Immunity to Change: How to Overcome It and Unlock the Potential in Yourself and Your Organization
- Le petit guide du manager : 10 conseils pour déléguer efficacement