Trouver du temps est certainement l’un des plus grand défi pour tout propriétaire de TPE/PME. En effet, les propriétaires d’entreprise sont parmi les personnes les plus occupées que je connaisse. Je ne suis donc jamais surpris d’entendre un client potentiel de coaching dire qu’il n’a tout pas le temps de travailler SUR son entreprise.
Ils n’ont même pas de temps pour le passer avec leur famille ; ou de faire de l’exercice ou de faire du bénévolat pour quelque chose qui les passionne. Alors, où vont-ils trouver l’heure par jour (au moins) que nous recommandons de passer à travailler sur leur entreprise ; afin de la transformer en ce qu’ils veulent qu’elle soit ?
La vérité est que ce n’est pas facile, mais pas pour les raisons que vous pourriez penser.
Trouver du temps n’est pas la partie la plus difficile. Ce qui est difficile, c’est de changer de perspective ; d’ouvrir votre esprit à ce qui se passe réellement avec votre temps et de changer cela.
Dans cet article, j’aimerais partager quelques façons de penser à votre temps, à votre entreprise et à votre rôle dans celle-ci ; afin que vous puissiez trouver le temps dont vous avez besoin pour y travailler ; et utiliser ce temps pour faire une vraie différence.
Pour trouver du temps, vous devez déterminer comment vous utilisez votre temps
Avant de faire quoi que ce soit d’autre – avant de faire une seule liste ou de commencer à remplir votre calendrier de rendez-vous et de réunions – vous devez d’abord comprendre ce qui se passe avec votre temps. C’est le précurseur à trouver l’espace pour travailler sur votre entreprise.
Vous devez étudier votre façon de travailler et ce que vous faites de chaque heure de chaque jour. Cette étude approfondie est le seul moyen de reconnaître les mauvaises habitudes que vous avez développées au fil du temps ; et d’avoir un aperçu complet de ce qui vous prend du temps. Cela est nécessaire, afin que vous puissiez faire des changements intentionnels pour trouver le temps dont vous avez besoin.
Dans leur programme de coaching, chez EMyth, ils ont développé un outil appelé Daily Time Log. Chez nous à Lotin Corp., nous utilisons un outil appelé “The King’s Audit”, inspiré par Sabri Suby. Mais vous pouvez également utiliser un outil de suivi du temps en ligne gratuit tel que Toggl (que j’ai découvert grâce à Catherine).
Ce “King’s Audit” en plus du “Daily Time Log” vous aident à enregistrer chaque activité de votre journée ; (y compris les interruptions frustrantes), quand et pendant combien de temps vous effectuez chaque activité ; ainsi que sa catégorie et son type de travail.
Stratégique ou tactique ?
Parmi les deux principaux types de travail dans lesquels la plupart des propriétaires d’entreprise s’engagent :
- stratégique (travailler SUR votre entreprise)
- et tactique (travailler DANS votre entreprise)
Vous constaterez probablement que ce dernier type prend la plupart de votre temps.
Par exemple :
- Vous rencontrez Steve, votre directeur financier, pendant 25 minutes le matin pour discuter du budget et des prévisions pour votre année à venir ; ce qui relève du travail stratégique.
- Après avoir rencontré Steve, vous passez les 35 minutes suivantes à vérifier les dettes et à approuver les dépenses ; ce qui est un travail tactique.
Pouvez-vous voir la différence ?
Enregistrez ce temps à la minute.
Après deux semaines de suivi constant, vous verrez des tendances et des modèles émerger à la fois dans vos activités et vos types de travail. Quel travail stratégique faites-vous ? Combien de travail tactique ? À quel moment de la journée êtes-vous le plus en mesure d’être productif dans votre travail stratégique ? À quelle fréquence êtes-vous interrompu ou distrait de l’accomplissement d’une tâche ? Étudiez vraiment ces interruptions et considérez ce qu’elles suggèrent sur vos systèmes d’entreprise.
Établir des liens comme celui-ci vous permet de commencer le processus de devenir plus délibéré sur la façon dont vous utilisez un temps précieux.
Embrassez le travail stratégique de votre entreprise pour trouver plus de temps
La vérité est que la plupart des propriétaires d’entreprise sont des techniciens dans l’âme. Ils ressentent le plus grand sentiment de récompense lorsqu’ils sont productifs ; qu’ils travaillent dans l’entreprise et qu’ils cochent des choses sur leurs listes. Et le travail stratégique – réfléchir et développer des stratégies qui guident l’orientation de votre entreprise – peut être frustrant pour la personne axée sur la technique. Cela peut ressembler au pire à une perte de temps et au mieux, à un luxe.
Mais vous devez abandonner cet état d’esprit tactique. Vous devez croire que s’asseoir et penser à l’entreprise est en fait un travail incroyablement précieux. De plus, cela fait partie de votre travail, celui que vous vous êtes choisi en tant que propriétaire.
S’arrêter et penser différemment à votre entreprise nécessite un changement radical de perspective.
Pour briser l’état d’esprit qui a construit votre entreprise et l’a amenée à ce point, vous devez accepter que faire le travail stratégique est très payant.
Et c’est vraiment le cas, car si vous ne prenez pas le temps de voir plus grand que le quotidien pour créer la structure dont votre entreprise a besoin pour se développer, rien ne changera jamais.
Trouver du temps : travaillez sur votre entreprise pendant les heures ouvrables
En ce qui concerne le changement de perspective, je rencontre un autre obstacle commun avec les clients de coaching. Ils estiment que le développement des activités est quelque chose à faire en plus de tous les autres travaux de l’entreprise ; que cela devrait arriver pendant les heures creuses. Cette idée fausse peut vous faire dérailler avant même de commencer.
Travailler sur votre entreprise n’est pas parascolaire.
Ce n’est pas quelque chose que vous faites le week-end ou le soir après que vos enfants soient au lit. Ce serait juste une plus grande partie de votre vie occupée par votre entreprise ; et c’est exactement ce dont nous essayons de vous libérer. Vous devez absolument faire de la place dans votre emploi du temps quotidien pour faire ce travail. Car en tant que propriétaire, c’est votre véritable travail. À la limite, rajoutez cela dans votre descriptif de poste.
Créez des systèmes pour votre vie vous permet de trouver du temps
Chez Lotin Corp., la création de systèmes pour votre entreprise est une grande partie de ce que nous faisons. Les propriétaires viennent chez nous à la recherche de systèmes leur permettant de contrôler toutes les parties critiques de leurs activités ; de produire de l’ordre à partir du chaos ; de créer de la cohérence et de la prévisibilité, qui éliminent la surcharge et augmentent la valeur commerciale.
Et oui, les systèmes font tout cela et peuvent finalement vous aider à créer une entreprise qui sert mieux la vie que vous rêvez d’avoir.
Mais pour vraiment transformer votre entreprise, vous avez également besoin de systèmes dans votre vie.
Pendant tout le temps que j’ai passé à travailler avec des propriétaires d’entreprise, j’ai appris non seulement à quel point les affaires ont un impact sur la vie, mais aussi comment la vie peut avoir un impact sur les affaires.
Et si ?
Imaginez ceci : chaque matin, vous avez du mal à emmener vos enfants à l’école, ce qui crée un effet d’entraînement. En conséquence, vous arrivez sur la route dix minutes plus tard que vous ne le souhaitez ; dix minutes critiques qui signifient que la circulation est bien pire, alors vous arrivez au travail plus tard. Vous êtes en retard à votre premier rendez-vous, ce qui repousse le suivant. Ainsi, toute la journée, vous jouez au rattrapage. Et tout a commencé en ne faisant pas sortir vos enfants à l’heure.
Peut-être que vous n’avez pas besoin d’imaginer.
Pour vous aider à travailler sur vous-même en tant que leader, travaillez sur vous-même dans votre vie. Examinez votre vie et demandez-vous ce qui se passe ; et qui a un impact négatif sur votre capacité à être suffisamment présent et conscient pour effectuer le travail stratégique de votre entreprise.
Ensuite, développez une routine qui vous fait passer d’un état d’esprit réactif à proactif et respectez-la.
Pour trouver du temps, décomposer les grands projets
Si vous vous dites : « Cette semaine, je vais repenser notre structure organisationnelle », vous allez rapidement vous noyer dans le flot de toutes les questions et considérations qui accompagnent un projet aussi massif ; et probablement passer beaucoup de temps à répondre aux besoins pressants, tactiques – techniques.
Pour mener à bien tout projet de développement commercial, vous devez décomposer votre projet en petits morceaux.
Demandez-vous : quelles sont les étapes nécessaires à la réalisation de ce projet ? Il y a peut-être cinq étapes, peut-être plus. Quelle que soit la taille du projet, vous pouvez le compléter en le divisant en segments gérables que vous pouvez commencer à intégrer dans votre journée.
Définissez et gérez vos priorités quotidiennes
Après avoir décomposé vos projets en petits morceaux, ajoutez ces morceaux petit à petit à votre emploi du temps en tant que priorités quotidiennes. La plupart des gens surestiment ce qu’ils peuvent accomplir en une journée donnée.
Ils chargent leur liste de tâches avec tout ce qu’ils aimeraient faire ; et ne font pas la différence entre ce qui doit vraiment être fait maintenant et les éléments qui peuvent attendre demain ou la semaine prochaine.
Dans notre programme de coaching, nous utilisons un outil développé par Donald Miller sur l’exécution et inspiré de son programme “Hero on a Mission”. C’est un modèle qui vous aide à « planifier votre vie » et à gérer votre journée de travail typique pour maximiser votre productivité et réserver votre heure de développement commercial.
Cela vous permet de prendre ce que vous avez appris sur la façon dont vous passez actuellement votre journée – vos moments les plus productifs, vos périodes créatives et vos distractions – et de créer une routine quotidienne plus intentionnelle, qui limite votre concentration à pas plus de cinq éléments essentiels et activités réalistes.
Quel que soit l’outil que vous utilisez, ce qui est important, c’est de concevoir intentionnellement votre journée ; et de choisir une méthode de planification qui vous convient.
Pour beaucoup, c’est un calendrier. Cela semble évident, je sais. Mais il est surprenant de voir à quelle fréquence un simple calendrier est ignoré comme outil pour vous garder sur la bonne voie.
Après avoir déterminé vos priorités quotidiennes, assurez-vous de les planifier dans votre calendrier afin de savoir que vous avez réservé l’espace nécessaire pour les réaliser.
Planifiez votre journée avant la journée
Si votre journée n’est pas définie avant qu’elle ne commence, vous ne trouverez jamais le temps dont vous avez besoin pour travailler sur les priorités stratégiques.
Chaque propriétaire d’entreprise se couche la veille avec de grandes intentions ; mais si vous n’avez pas planifié le lendemain, vous tombez inévitablement dans le piège familier d’avoir la journée qui vous arrive. Et avant que vous ne vous en rendiez compte, il est 17 heures ; et vous vous demandez où est passé votre temps.
Alors avant que votre journée ne commence, planifiez votre emploi du temps. N’en faites pas la première tâche de la journée. Cela n’arrivera pas. Quelque chose d’autre — un e-mail, un client, un incendie – exigera votre attention immédiate et vos priorités seront mises de côté. Asseyez-vous à la fin de chaque journée, la veille au soir ou le matin avant d’arriver au bureau ; et fixez vos tâches prioritaires dans votre emploi du temps.
Soyez prêt (et disposé) à faire face aux distractions pour trouver du temps
Vous aurez rarement une journée qui se déroule exactement comme prévu. Inévitablement, quelque chose va arriver et vous devrez renégocier votre calendrier. C’est bon. Plutôt que de laisser les interruptions vous stresser, prenez un moment pour revoir votre emploi du temps et modifier vos priorités. Mais ne laissez pas les choses non exécutées dans votre calendrier.
Prenez ce bloc de temps et déplacez-le physiquement à un autre moment où vous pourrez le faire. De cette façon, vous faites toujours de la place pour faire votre travail stratégique ; même si ce n’est pas exactement au moment où vous l’aviez prévu.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont vous pouvez obtenir de l’aide et des conseils pour trouver plus de temps ; afin de travailler SUR votre entreprise, prenez un RDV pour une consultation gratuite de 30 minutes.